Produktkalkyler gir blant annet grunnlag for å beregne kostnader for varer og tjenester, fastsette priser, beregne lønnsomheten, finne ut hvor langt ned i pris vi kan gå og for å utforme tilbud til kunder og vurdere tilbud vi mottar.

Det er tre måter å fastsette priser på:

• markedsbasert prissetting
• konkurransebasert prissetting
• kostnadsbasert prissetting

De direkte kostnadene er kostnader som gjelder en bestemt vare/et bestemt vareparti eller en bestemt tjeneste. I handelsbedrifter er de direkte kostnadene varens inntakskost, det vil si kostnader knyttet til selve kjøpet av varen.

De indirekte kostnadene er kostnader som ikke har noen direkte forbindelse til den enkelte vare eller tjeneste. Indirekte kostnader regner vi i prosent av inntakskost.

Selvkost er summen av direkte og indirekte kostnader. Før vi kommer frem til salgsprisen, må vi også legge til fortjeneste. Fortjenesten regner vi i prosent av selvkost.

Ofte bruker vi et samlet tillegg for avanse i kalkylen. Avansen skal dekke både indirekte kostnader og fortjeneste. Avansen regner vi i prosent av inntakskost.

Selvkostkalkylen i en handelsbedrift kan etter dette settes opp på disse to måtene:

Handelsbedrifter bruker ofte påslagstall i kalkylen. Påslaget skal dekke de indirekte kostnadene, fortjeneste og merverdiavgift.
Inntakskost * påslagstall = utsalgspris (inkl. mva)

Bidragskalkylen forutsetter at vi skiller mellom faste og variable kostnader. Variable kostnader er kostnader som varierer med mengden. I en handelsbedrift er varekostnaden (inntakskost) en variabel kostnad. Faste kostnader er kostnader som ikke endrer seg med mengden. I handelsbedrifter forutsetter vi normalt at de indirekte kostnadene er faste.

Dekningsbidrag er differansen mellom salgsinntekten og de variable kostnadene. I en handelsbedrift er dekningsbidraget lik bruttofortjenesten og avansen i kroner. Bruttofortjenesten regner vi i prosent av salgsinntekten uten merverdiavgift. Avansen regnes i % av varekostnaden (inntakskost).

Bedrifter som produserer tjenester har som hovedregel to måter å kalkulere prisen på. De kan bruke:

1. Vanlige selvkost- eller bidragskalkyler. I selvkostkalkyler regnes de indirekte kostnadene vanligvis i % av samlet direkte lønnskostnad. Direkte lønn er lønn til de som utfører tjenestene. Administrativ lønn er en indirekte kostnad.
2. Timepris

Timeprisen må dekke lønn til tjenesteyteren, de indirekte kostnadene i bedriften og fortjeneste. For å finne timeprisen deler vi det beløpet som skal dekkes inn, med antall fakturerbare timer.

Det er også nyttig å kjenne den timesatsen som dekker selvkost, og timesatsen som dekker direkte lønnskostnader. Det er denne som vanligvis brukes når vi kalkulerer i en håndverksbedrift etter selvkostmetoden.

Valg av metode

Med selvkostmetoden tar vi med alle kostnadene i kalkylen, både de variable og de faste. Mange velger selvkostmetoden for å være sikre på å oppnå full kostnadsdekning på lang sikt.

Med bidragsmetoden tar vi bare med de variable kostnadene i kalkylen.

Skillet mellom faste og variable kostnader avhenger av tidsperspektivet. På helt kort sikt er de fleste kostnadene faste. Ved vurdering av en ordre, kan det da være nyttig å spørre: Hvilke kostnader kommer til dersom vi aksepterer ordren, eventuelt: Hvilke kostnader faller bort dersom vi ikke aksepterer den?

I enkelte situasjoner fører selvkostmetoden til feil beslutning. Vi nevner disse tilfellene hvor bidragsmetoden gir riktig svar:

1. Hva er den laveste lønnsomme prisen for varer og tjenester i en lavsesong?
2. Hva er den laveste lønnsomme prisen i en kortere periode med uforutsett svikt i etterspørselen?
3. Hvor langt ned i pris kan bedriften gå for å sikre seg tilleggsordrer når den har ledig kapasitet?

De faste kostnadene påløper vanligvis uansett hva bedriften gjør. Det er bedre å selge noe til en pris som gir et positivt dekningsbidrag, enn ikke å selge noe i det hele tatt.